Відповідно до Закону України «Про звернення громадян» № 393 від 02.10.1996 р. Посольство України в Руанді розглядає та опрацьовує звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги). Громадяни мають право звертатися як у письмовій формі, так і усно зокрема, під час особистого прийому громадян консульським співробітником з понеділка по четвер з 10.00 до 12.00 та з п'ятницю 12.00 до 15,00  або зателефонувавши консульському співробітнику за тел. +250798696464. Надіслати письмове звернення можна на електронну адресу Посольства [email protected] або консульського відділу [email protected].  

Адреса консульського відділу Посольства: Floor 11, Career Centre Building, KG 541 Street, Kigali, Rwanda

Законом встановлено вимоги (стаття 5) до звернення громадян, яке обов’язково має містити інформацію про заявника (прізвище, ім’я, по-батькові, адресу проживання, контактний телефон). Письмове звернення підписуються заявником із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше, ніж через десять днів від дня його надходження.

Згідно з положеннями Закону (стаття 20) термін розгляду звернень громадян становить один місяць з дати їх надходження, а у випадку необхідності здійснення додаткового вивчення, цей термін розгляду може бути продовжено до 45 днів.